Gode råd: Sammen om byen – hver for sig!

Antallet af digitale møder er eksploderet, og borgermøderne bliver aflyst på stribe.  Når vi atter kan mødes, vil nogen måske vægre sig imod store forsamlinger. Er digital borgerinddragelse et godt alternativ til den gode gammeldags dialog i øjenhøjde? Det satte vi os for at undersøge nærmere, da vi lige inden påske inviterede til digital debat. Stor tak til de næsten 70 deltagere, som lyttede og gav deres besyv med.  Som lovet har vi samlet idéer og budskaber, og her deler vi 10 af dem. Del gerne flere gode idéer og erfaringer med os og andre interesserede under #digitalborgerinddragelse #sammenombyenhverforsig

Lige nu har vi mulighed for at lære meget om digital borgerinddragelse på kort tid. Vi oplever, at mange er nysgerrige efter at eksperimentere med de muligheder – og lære af de udfordringer – som følger med.

Grundreglerne for god borgerinddragelse gælder stadig, selvom mødestedet er digitalt. Samtidig skal vi passe på, at vi ikke kommer til at oversætte den analoge inddragelse én til én, når mediet og rammer er noget andet. Nye grundregler kommer til.

Den grundige planlægning er stadig alfa og omega. Vi skal stadig være omhyggelige for at nå alle dem, der ikke melder sig på banen af sig selv – og nu er det måske nogle andre grupper end sædvanligt. Behovet for skarp facilitering og mødeledelse er ikke blevet mindre.  Dertil er der en række ting, som vi skal blive dygtige til i en ruf, hvis den digitale inddragelse skal blive lige så nærværende og værdiskabende, som når vi mødes i øjenhøjde med borgerne i byen.

Vi skal gribe chancen for at blive gode til inddrage borgerne digitalt.  Både fordi det er nødvendigt lige nu, men også fordi det på den længere bane giver os bedre muligheder for at få flere med, hvis vi kombinerer traditionelle borgermøder, byvandringer og lignende med digitale inddragelsesmetoder.    

10 gode råd, når du vil inddrage borgerne digitalt

Planlægning og optakt

1. Hvad er meningen? Det kræver lidt mere nysgerrighed at logge på et online møde (især hvis man ikke er garvet bruger af it), end at komme forbi til en kop kaffe ved et møde med mange andre. Gør dig derfor klart, hvad du vil opnå med den digitale borgerinddragelse, og hvordan mødets emne giver mening for den enkelte deltager. Kommuniker direkte om, hvorfor emnet er relevant og vigtigt.

2. Skab opmærksomhed og gør det nemt at deltage. Din invitation skal rumme klare budskaber, der får deltageren til at tænke: ”Det er noget for mig – hvor kan jeg tilmelde mig”.  Vær især opmærksom på dem, der har svært ved at deltage digitalt. De kan have gavn af en god trin for trin vejledning i, hvordan man logger på. Skab opmærksomhed omkring mødet ved at poste invitationen på forskellige platforme (fx i avisen, på opslag på Facebook eller andre medier, som borgerne benytter), gerne kombineret med fysiske opslag, der gør deltagerne nysgerrige på arrangementet.  

3. Vælg den rette digitale platform – og kombiner flere forskellige. Brugervenlighed og it-sikkerhed fylder meget for mange. Lav tests af den platform, du vil benytte, inden du kaster dig ud i større møder, og øv dig i evt. at benytte flere forskellige platforme på samme tid – fx en platform til selve mødet og andre til afstemninger (fx Menti). Du skal sikre dig, at både medarbejdere i store koncerner med høj it-sikkerhed og private borgere med lavere datahastighed kan ramme det samme digitale møderum uden vanskeligheder. Husk, at langt de fleste af os ikke er it-eksperter, så sørg for at kende din platform godt, inden du inviterer andre til at bruge den.

4. Drejebogen er din bedste ven. Læg en plan og følg den. Overvej, om der både skal være en vært og en wingman til værten. Værten har en stor rolle som den der leder mødet, styrer talerækken og holder øje med spørgsmål undervejs. En wingman kan være med til at styre teknikken, lave break out sessions (mindre gruppemøder i mødet). Digitale møder kræver stor koncentration fra deltagerne, så pas på, at mødet ikke bliver for langt.  Planlæg for max. 1-2 timer. Husk også, at det nemt at logge diskret af et digitalt møde – og det gør deltagerne, hvis mødet bliver for langt. Hold tidsrammen, så alle får en ordentlig afrunding med.

Gennemførelse

5. Værten er førstehåndsindtrykket. Værten og oplægsholderne er ansigterne på begivenheden. Derfor skal man kunne se dem tæt på, og de må gerne skabe øjenkontakt (ved at se direkte i linsen og ikke på egen skærm). Tal højt og tydeligt, og overvej at forberede et manuskript, så du holder dig til det vigtigste. Vær tydelig omkring spillereglerne for mødet. Sig fx ’Nu kan I skrive spørgsmål i chatten’ eller ’nu deler vi jer i grupper’. Tal deltagerne igennem mellemregningerne – det skaber tryghed.

6. Sæt scenen. Sørg for god lyd og god belysning. Undgå modlys, rod i baggrunden og risiko for forstyrrelser undervejs. Giv gerne noget af dig selv – lad rummet omkring dig sige noget om, hvem du er. 

7.  GPDR og hackere – vær tydelig om begrænsninger. Hvis du gerne vil dele en optagelse af mødet bagefter, så husk at sige fra start at ”her optages” og hvordan optagelsen efterfølgende vil blive brugt. Vær bevidst om softwarens muligheder og begrænsninger. Flere platforme har stadig ’børnesygdomme’ ift. sikkerheden.

8.  Skab variation i mødet.   Det kan være svært at koncentrere sig om et oplæg, der er længere end 10-15 min. Skab variation i mødet ved at veksle mellem oplæg og debat. Læg øvelser og debatspørgsmål ind undervejs, som kan være med til at aktivere deltagerne. Husk, at det ikke er alle, der ønsker at tage ordet. Nogen vil gerne bare lytte med. Giv plads til det, og skab mulighed for, at man kan give sit besyv med på forskellige måder – fx i mindre grupper, i chatten eller som respons på en afstemning.

Opfølgning

9. Tak for sidst! Når mødet er gennemført digitalt, så er der rigtig gode muligheder for at følge op digitalt – også hurtigere, mere effektivt og potentielt med en større rækkevidde.  Hold relationen levende.

10. Få feedback og invitér til videndeling – bliv klogere sammen! Vi ved, at vi alle har en stejl læringskurve lige nu, og det gør os forstående over for, at nogen skal bruge lidt længere tid på at komme ind i mødet, få delt en skæm eller tændt mikrofonen. Brug den tålmodigheden til at prøve ting af. Italesæt det, der er svært, det man øver sig på og skab et trygt rum, hvor deltagerne også har plads til at øve sig og giver feedback til hinanden.

Det sidste var også en opfordring: Giv os gerne feedback på mødet – hvad var godt, og hvad var mindre godt? Det er jo ganske særligt at sidde der bag skærmen og holde oplæg for 70 mennesker uden at kunne se, om der løftes et undrende øjenbryn, nikkes genkendende eller om armene er over kors.  Det var også nyt for os.

Mere på vej…

Vi synes, at mødet var givende, sjovt og fagligt relevant, så vi har lagt i støbeskeen til endnu en digital debat. Vi deler en invitation her på siden, og vi glæder os til atter at se mange på skærmen!